单证操作流程

既然爱，为什么不说出口，有些东西失去了，就再也回不来了。

一、装柜前：

1、尽早与操作确认近段时间的装柜安排情况，尽早了解客人的装柜货物，以便安排报关事宜。侵权仿牌货物必须要与经理和报关行确认好如何报关，以降低风险、减少损失。

正常来说，我公司可以选择的报关方式有以下四种：义乌正常报关（冲），义乌特报，口岸正常直报（工厂货，没有逃商检或其他涉证问题等），口岸特报。

2、装柜前一天安排好次日要装的柜子，从操作那边接过“操作业务交接表”，按照表中的安排，填写拖柜确认（后转给财务及经理签字）、缮制拖车的拖单（并传真给车队调度）。尽早通知车队安排跑单去领取箱单、安排提柜，拖车的拖单上必须详细列明柜型，加封地点，目的港，船期，箱单地址和联系人，领箱单凭证（提单号，或附领箱单通知），装柜时间、地点、联系人；另必须备注此票货物大概重量，以便车队为我们安排合适的车型。

对于外地外省装柜的，先与车队确认拖车价格，并告知财务室登记审核。

注意：无论高柜或是小柜，都必须尽早确认，以防货运高峰期，车队无法正常安排拖车。小柜需要拼车，更需尽早确认，且确认后拒绝取消，否则由此产生的费用由我司承当。

3、向跟单员或者客人要拿到详细的装柜清单，了解其货物的通关情况。汇报此柜报关的选择，以及此选择下会产生的费用和有可能会出现的结果。





二、装柜当天：

1、装柜当天，拿到车队箱封号信息之后，确认司机几点能到指定装柜地点，待确认后，及时通知仓库做好准备，同时通知跟单员以及客户。

（1）若柜子能在规定时间左右到达，通知客人及时装柜，以便在下午报关时间之前有准确的报关数据。

（2）若柜子无法在规定时间到达的，则预计一下下午是否来得及报准确数据，可以的话，就按照正常操作程序走，万一不可能报准确数据的，则要跟经理确认，是预先算一下报关数据，还是放弃义乌报关，选择去口岸直报。

2、选择义乌报关的单子，按以下程序操作：

（1）义乌报关的柜子，在装柜当天早上11点之前务必要将除报关数据之外的报关资料发至报关行，以便其为我们做联网资料。尤其是其中的货物清单，必须做到详细、准确，包括货物的品名、材料、用途（可没有）。义乌报关，联网时间满足4小时以上方足以算为联网，海关对联网报关的柜子采用较低查验率，对未联网的柜子采用较高查验率的原则。

（2）与仓库核对箱封号等箱单资料，以防车队或者司机在发送箱封号信息时有误。报关清单资料发送之后，需及时与跟单员确认实际装柜的情况，看与清单是否相符。并且，请务必及时跟进装柜进度，确保下午规定时间之前能完成装柜事宜。

（3）及时更新装柜清单，这是报关这一程序中，最重要的一个环节，尽可能的做到真假参半。完善报关资料、三联单、舱单数据等资料，以便下午加快做资料的时间。

（4）有单子的日子每天下午2:30之前，必须提供最后确认的报关资料给报关行，其中包括出口国家、目的港、报关数据、车牌号、提单号、船名航次、箱封号、截关时间、报关地点、报关清单（此为最后确认的、不可更改的）。

（5）在提供报关资料时，请与货代确认清楚此柜的出口口岸，并在报关资料中注明是北仑港区、梅山码头、上海洋山海关、上海外港海关、还是舟山海关，其中上海或者舟山出口的柜子，称为内支线。若报错出口口岸，报关行的报关员将被扣分，而且海关中改单也是一件很麻烦的事情。其中，内支线舟山的柜子，有可能需以分拨模式报关，请告知报关行。内支线上海的单子需问清楚出口口岸，可分为洋山海关和外港海关。

（6）报关之后请根据报关行回传的报关单来缮制三联单，这也是非常重要的一项工作。三联单数据的所有信息必须与报关一致，包括三联单抬头、毛件体数据数据、货物品名、及柜子的基本信息。转关用三联单上请注明通关地址，并于货代确认好，会将三联单带到通关地址，以便转关行转关之用。

（7）完成三联单数据之后，要缮制好舱单数据，发送至货代处。舱单数据即为货代发送预配的依据，必须与提单信息一致。现宁波海关对义乌的转关单子，要求三单一致，故请尽可能的做到三单一致。但是在客户对提单品名有强烈要求的情况下，请与经理确认，是在报关品名上做出修改，还是在提单资料上让客人做出让步。再无路可退的情势下，我们可以选择舱单、提单品名与三联单有些许的不同。但是请谨记，舱单资料与提单资料必须完全一致。另外舱单数据请及时发送给货代，并催促其及时发送预配信息，以便转关行及时转关。

（8）义乌报关的单子，要提醒司机要去义乌加封，当晚记得与司机确认是否已加封完毕，是否能按时回宁波进港。

3、宁波报关的柜子，按以下程序操作：

（1）在装柜前就应已跟报关行确认好有这么一票单子要报关（买单or特报）。

（2）装柜当天下班前将报关资料发给报关行，资料要求与义乌报关相同。同时与报关行确认好三联单数据。

1普通买单报关的单子，三联单、舱单、提单资料信息全部一致。

2特报的单子，在把报关资料发给报关行之后，根据报关行所要求的三联单品名去做三联单资料，后发给货代，并让报关行安排跑单去货代出领取三联单，以便隔日报关之用。于此同时，要记得按照我司客人所要求的提单资料去缮制舱单资料，并发给货代，催促其按时发送预配信息，以便报关行报关。

（3）宁波报关的柜子记得提醒司机不用去加封，装柜完成之后请直接回宁波进港。

4、散货出口

散货出口必须在收货完成之后，马上安排托运至货代指定的宁波仓库。操作程序如下：

（1）、从操作手上接过进仓通知书，写清楚取货地址、联系人、货物毛件体，后传真给森港货运，并确认几点可以过去取货，后通知仓库。

（2）、从会计处领取一份报关单据寄货代所提供的寄单地址，以便其安排报关行报关。一份完整的报关单据包括核销单、报关单、报关委托书、空白公章纸、空白发票章纸。

（3）、根据实际散货的收货情况，缮制报关资料，包括报关单、装箱单、发票、购销合同。之后电子版或者传真至货代处，以便其按此资料填写核销单、报关。

三、装柜完成之后，后续工作：

1、报关之后，请谨记，必须在截关日前将提单信息确认完毕，发送给货代，以免产生截单费用。提单资料请按照操作业务交接表和舱单数据制作，收发货人按照操作的安排去填写，品名、数据、箱封号、船名航次资料等按照舱单数据去填写。核对无误后发给货代。注意：MSK只接受WORD格式的确认件，其他船公司可提供EXCEL格式。

2、在提供完毕提单资料后，按照实际的出柜情况，缮制后续单证。

（1）太平船务（PIL）东非线的单子（我公司主要显示为MOMBASA、DAR ES SALAAM两个点）：

1、与提单确认件一起提供的还有船公司的HS保函，格式有固定填写，其中内容包括：船名航次、提单号、商品品名（与提单一致）、品名对应的6位数HS编码。

2、要提供一个FERI NO.，否则船公司无法签出正本提单。此号码无法律效力，仅为签单用，故可以自己编写：可在填写申请格式后，发给广州公司，申请此号码；亦可根据客人资料，自己缮制FERI NO.证书，修改证书上号码、收发货人资料，以及此票单子的所有信息之后，请将此证书的正本格式件发给货代，以便其提供给船公司签单。

（2）所有尼日利亚（正常来说，目的港为：TINCAN、APAPA）的单子，都要提供以下三个号码：FORM M NO.、BA NO.（暂时可以不提供）、CTN NO.，否则船公司不予签单。

1、FORM M NO.和BA NO.由客户在目的国申请，故在提供提单资料之前就应尽早向客人要到此号码。

2、CTN NO.由我们广州公司申请，此号码不可编造、造假，必须经由正规途径申请有效号码。在提单资料可以确定之后就可以按照提单资料填写申请格式，发广州公司申请此号码。出号周期大概为一至两个工作日，故请把握时间，最晚在截关后的第二个工作日，必须提供此号码给船公司，否则将产生截单费。

（3）出口刚果布（例如目的港为：POINTE-NOIRE）的单子，要提供ECTN NO.。申请要求及程序同CTN NO.。

3、在提供我公司的提单确认件格式信息之后，货代会回传一份船公司的提单信息格式件，请根据我们最后确认的提单资料核对仔细，确认无误之后回签OK，正本or等通知电放。

4、根据实际出口情况，来申请产地证（CO、FORM A、FORM E），质量证书等资料，申请资料一般与提单资料一致，除非客户有额外要求，则按照客户要求去缮制申请资料。务必仔细核对申请资料，确认无误后发至深圳公司，安排申请正本。

5、买保险的单子，先跟客户确认保险金额，受益人，与保险公司确认保费成本后记入操作报表，再做申请资料给宁波保险公司申请安排买保险。通常情况，两个工作日内便可以收到保单。

6、每个单子都要填写对应的操作报表，公司有固定格式的操作报表，记得每一项都填写清楚，如有查验、落箱或其他费用产生的，也需注明费用及原因；如有由于个人失误产生费用的，也需列明清楚费用及原因；如有需申请其他资料的，报表中也应注明。完毕之后，将第二联转交财务室登记留底。



7、每周更新船务清单和拖车报关费用单，发给会计做统计。如何缮制，可参照前人留下的模板。





四、特殊情况，补充说明工作流程：

1、查验

（1）义乌报关的单子，在装柜当天晚上，集装箱进场加封时即会有信息。

1、若是高柜查验，请跟车队确认，车子压夜，并尽快按照报关情况和装柜情况，做出判断，这个柜子查验，大概会有何种结果产生，并通知经理。

2、若是小柜查验的，则需确认是否落箱。首先要根据实际装柜情况判断柜子查验之后是否可以放行，若无法放行的，则选择柜子；若柜子基本可以放行的，则跟车队商量，是否可以将车子停在义乌压夜。但是无论是落箱还是压夜，都要经过经理的批准。

（2）次日一早，上班的第一件事情就是提供准确、详细的装柜清单给报关行，并催促报关行，尽快将我们的柜子靠上查验台查验。一般来说，查验时公司人员需过去现场，以便了解查验情况、装柜情况。



（3）查验之后，马上与报关行确认柜子查验结果。

1、若放行，通知司机、车队柜子已放行，并交代司机出场加封后，回宁波换铅封进港。

2、若移交，则安排好工作日程，次日去海关缉私科交罚款，后去通关科办退关。此前应与公司确认好，此柜退关之后是义乌重报，还是去宁波直报。

A、重报的要安排好当日的重报事宜（重新报关，按照义乌报关的程序重新操作）。

B、不重报的，则通知司机，不用加封，直接出场，回宁波。此种情况下，请记住用临时的铅封或者锁将柜子锁好，以侧安全；但是必须提醒司机，进港时需换上船公司的专用铅封，不然，轻则影响进港，重则影响柜子出口，导致查验，或目的港无法提柜。

C、查验后义乌未重报的柜子，要安排好口岸直报的工作（按照宁波报关的程序操作）。

2、美加线截AMS信息，欧基线截ENS。

此二者不同，但是资料、信息都必须与提单资料一致，必须在截关前一个工作日提供给货代。

（1）截AMS的单子，有两个截关时间：正常截关时间，截AMS时间。这种情况下，以截AMS时间为截单时间，安排装柜时间必须在截AMS信息之日之前。

AMS信息有格式填写，其中内容包括：提单号、船名航次、箱封号、收发货人详细资料（包括电话、传真、邮编）、货物品名（与提单一致）、HS编码（商品编码）、起运港、目的港。

AMS每票25美金，修改AMS每票40美金

（2）截ENS的单子，也有两个截关时间：正常截关时间，截ENS时间。这种情况下，以截ENS时间为截单时间，安排装柜时间必须在截ENS信息之日之前。按正常情况，只有目的港或者中转港为欧洲基本港的航线，才需要单证提供ENS信息，但是特殊情况，CMA北非线也要截ENS。

ENS信息也有格式填写，其中内容包括：提单号、船名航次、箱号、货物品名（与提单一致）、HS编码（选取6位数）、每个品名对应的毛件体（总和必须与提单毛件体相同）。ENS资料中，需补充提供收发货人、通知人的电话、邮编。

ENS每票25美金，暂未修改过，故还不清楚修改费用。

3、 电放提单的单子，在会计通知下来可以电放之后，出具电放保函给货代，要求其电放提单。并要将提单的电放件发给客人，以便其安排凭电放件提货。